5 règles simples pour gagner du temps au travail et à la maison.

Gagner du temps pour faire autre chose, c’est le rêve de beaucoup d’entre nous…

Si vous rêvez de réaliser de grandes choses, mais que par manque de temps ou d’organisation vous êtes régulièrement débordé lisez vite ce qui suit !

Comment gagner du temps ? Une journée fait 24 heures et grosso modo, les 2/3 de ce volume horaire sont consacrés à nos besoins vitaux et autres…

Dormir, se nourrir, s’occuper de nos proches, faire des courses, etc…

Le dernier 1/3, soit 8 heures en moyenne, est lui consacré à nos activités professionnelles.

Et, pour beaucoup d’entre nous ce laps de temps est bien souvent insuffisant pour réaliser toutes nos tâches professionnelles avec la plus grande sérénité.

D’où l’état de stress perpétuel vécu par beaucoup… et les difficultés, voire l’impossibilité de passer à autre chose… faute de temps ! 

Mais la bonne nouvelle, c’est que ce n’est pas une fatalité.

Voici 5 règles simples pour gagner du temps !

Découvrez comment gagner 2 heures par jour et reprendre possession de votre temps.

Imaginez un instant que, d’un coup de baguette magique, je vous donne le pouvoir de gagner du temps et de « booster » votre productivité de 30  %.

Vous allez produire chaque journée de 8 heures l’équivalent de plus de 10 heures de travail. Soit 12 heures de travail en plus dans la semaine…

Et cela sans avoir travaillé une minute de plus !

Comment gagner du temps… Et réaliser de grandes choses ! jechangemylife.com

Avant de vous expliquer comment cela est réellement possible, arrêtons-nous un instant sur l’avantage concurrentiel que cette « maîtrise du temps » vous conférerait dans votre job.

Comparés à vous, vos collègues auraient l’impression de faire du sur-place ! Cela pourrait se traduire rapidement par plus de reconnaissance au sein de votre entreprise, une prime plus conséquente ou une promotion accélérée.

Mais vous n’êtes pas obligé(e) non plus de faire bénéficier votre patron de cet accroissement de productivité.

Libre à vous d’affecter ces 2 heures minimum de bonus/jour dans un tout autre domaine de votre vie (familiale, associative, personnelle… par exemple changer de vie… ).

Alors concrètement comment fait-on pour gagner 2 heures par jour ?

Comme vous le savez le temps est une matière périssable et à ce jour nous n’avons pas encore trouvé le moyen de le mettre en boite et de le conserver pour plus tard.

Pour cette raison  il est essentiel de tirer le meilleur parti de chaque minutes ou heure qui passe.

Eviter de perdre du temps, voilà le secret de la « maîtrise du temps ».

Pour gagner du temps et « booster » votre efficacité de 30%   déjouez les 5 principaux « pièges du temps ».

1/Premier piège : je me précipite dans l’action. (Je dois prioriser mes tâches)

En arrivant au bureau, avant toute action,  je consacre 5 à 10 mn à lister mes tâches du jour.

Je dresse 2 listes : une liste des tâches urgentes et une liste des tâches non-urgentes.

Je commence ma journée par les tâches urgentes (et désagréables, voir deuxième piège).

A chaque fois que j’ai terminé une tâche je la raye de ma liste.

En procédant de cette façon, d’une part je libère mon esprit, et d’autre part je  développe en moi un sentiment d’efficacité.

A retenir : Qualifiez chaque tâche en termes d’urgence pour les prioriser et éviter de les prendre comme elles arrivent.

Astuce pour gagner du temps : pour les fans de la to do lists je vous recommande une appli gratuite très pratique à télécharger sur votre smartphone : Wunderlist.

Vous pouvez en quelques minutes seulement créer vos listes, y ajouter des tâches, les classer par catégorie et priorité, et les cocher une fois réalisées.

2/Deuxième piège : je reporte les tâches désagréables. (Je dois les traiter en priorité)

En listant mes tâches de la journée je priorise les tâches « désagréables », que je mets tout en haut de ma liste et que je traite en priorité.

En me jetant tout de suite à l’eau, et en libérant mon esprit de ces tâches j’évite de cultiver et d’entretenir le sentiment d’anxiété et de stress.

Une fois les tâches urgentes et désagréables traitées, je passe aux tâches urgentes. (Voir matrice ci-dessous)

A retenir : appliquez-vous le principe de satisfaction différée, les tâches agréables sont votre récompense après vous êtes « débarrassé » des tâches anxiogènes.

3/Troisième piège : je sous-évalue la durée des tâches (j’affecte un coefficient multiplicateur à chaque tâche un peu complexe)

Je me fixe une limite de temps pour chaque tâche. Je sais en effet, que plus on dispose de temps pour réaliser une tâche, plus la tâche prend l’ensemble du temps disponible.

Mon truc : j’ai un minuteur (de cuisine) que je mets en marche pour chaque tâche et je travaille jusqu’à ce qu’il sonne.

Je prévois aussi une marge de sécurité pour chaque tâche complexe afin de prendre en compte les difficultés éventuelles.

Pour cela j’applique à mon estimation initiale de durée un coefficient multiplicateur de 1.5 ou 2 en fonction de la complexité de la tâche.

Par exemple si j’estime la durée d’une tâche complexe à 1h je lui applique un coefficient de 1.5, soit une durée prévisionnelle de 1h30.

A retenir : nous avons tous tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser une tâche. Pour cette raison il est prudent d’appliquer un coefficient multiplicateur à chaque durée de tâche.

4/Quatrième piège : je suis un peu « bordélique »…

Je papillonne et reporte sans arrêt certaines tâches (je limite les interruptions et je regroupe les tâches de manière homogène)

Avant de commencer ma séance de travail (avec mon minuteur) je supprime toute distraction potentielle :

je mets mon portable en « silencieux », je quitte ma messagerie et j’indique que je ne suis pas disponible.

Gagner du temps : je ne me disperse pas ! jechangemylife.comJe sais aussi que ma productivité augmente lorsque je  peux me consacrer exclusivement à une tâche (ou à une série de tâches identiques).

Pour cela, je regroupe sur ma liste de la journée les tâches identiques, ou très proches, et je me bloque une période de temps uniquement consacrée à ce type de tâche.

A retenir : notre productivité augmente lorsque nous pouvons nous consacrer exclusivement à une tâche (ou à une série de tâches identiques).

5/Cinquième piège : je travaille non-stop sans prendre de pause

Je fais des pauses et j’évite d’enchaîner les tâches quand ma concentration est au plus bas.

Je sais qu’au-delà d’une certaine durée, le temps investi devient moins productif, voire contre-productif.

Et comme la durée de concentration optimale est de 45 mn seulement, je fais une pause de quelques minutes après chaque séance de travail de 45 mn (j’en profite pour bouger et faire quelques pas).

Pour un maximum d’efficacité j’évite aussi de bloquer des créneaux de plus de 90 minutes sur une seule et même tâche.

Quand je rencontre une tâche qui dépasse ce laps de temps je la planifie en deux séances de travail, une le matin et une l’après-midi par exemple.

A retenir : notre durée optimale de concentration est de 45 mn seulement.

Pour régénérer son potentiel de concentration il est important de faire des pauses.

Et pour une efficacité optimum, pas plus de 2 séances de 45 mn sur une même tâche.

Astuce pour gagner du temps :

Pour travailler encore plus efficacement téléchargez gratuitement sur votre smartphone l’application Clear Focus (sur Androïd).

Sur cette application très simple vous utilisez un minuteur pour enchaîner des périodes de travail (25 min par exemple) avec des pauses (5 min).

Il suffit de cliquer sur le bouton !

En appliquant ces 5 règles très simples, vous allez en quelques jours seulement reprendre possession de votre temps.

Et  le dépenser de manière plus efficace…

Pour devenir un « maître de la paresse intelligente » en obtenant le maximum de résultats avec un minimum d’efforts !

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Voir aussi la vidéo de coaching : « Mieux gérer son temps, 5 astuces pour en gagner ».