5 règles simples pour gagner du temps au travail et à la maison.

5 règles simples pour gagner du temps au travail et à la maison.

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Gagner du temps pour faire autre chose, c’est le rêve de beaucoup d’entre nous…

Si vous rêvez de gagner du temps et de réaliser de grandes choses, mais que par manque de temps ou d’organisation vous êtes régulièrement débordé lisez vite ce qui suit !

Comment gagner du temps ? Une journée fait 24 heures et grosso modo, les 2/3 de ce volume horaire sont consacrés à nos besoins vitaux et autres… dormir, se nourrir, s’occuper de nos proches, faire des courses, etc…

Le dernier 1/3, soit 8 heures en moyenne, est lui consacré à nos activités professionnelles.  Et, pour beaucoup d’entre nous ce laps de temps est bien souvent insuffisant pour réaliser toutes nos tâches professionnelles avec la plus grande sérénité.

D’où l’état de stress perpétuel vécu par beaucoup… et les difficultés, voire l’impossibilité de passer à autre chose… faute de temps ! Mais la bonne nouvelle, c’est que ce n’est pas une fatalité.

Grâce à 5 règles très simples pour gagner du temps, découvrez dans cet article comment gagner 2 heures par jour et reprendre possession de votre temps.

Imaginez un instant que, d’un coup de baguette magique, je vous donne le pouvoir de gagner du temps et de « booster » votre productivité de 30  %.  Vous allez produire chaque journée de 8 heures l’équivalent de plus de 10 heures de travail. Soit 12 heures de travail en plus dans la semaine… Et cela sans avoir travaillé une minute de plus !

Pour télécharger gratuitement l’eBook « 7 jours pour devenir plus efficace », cliquer ici.

Comment gagner du temps… Et réaliser de grandes choses ! jechangemylife.com

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Avant de vous expliquer comment cela est réellement possible, arrêtons-nous un instant sur l’avantage concurrentiel que cette « maîtrise du temps » vous conférerait dans votre job. Comparés à vous, vos collègues auraient l’impression de faire du sur-place ! Cela pourrait se traduire rapidement par plus de reconnaissance au sein de votre entreprise, une prime plus conséquente ou une promotion accélérée.

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Mais vous n’êtes pas obligé(e) non plus de faire bénéficier votre patron de cet accroissement de productivité. Libre à vous d’affecter ces 2 heures minimum de bonus/jour dans un tout autre domaine de votre vie (familiale, associative, personnelle… par exemple changer de vie… ).

Alors concrètement comment fait-on pour gagner 2 heures par jour ?

Comme vous le savez le temps est une matière périssable et à ce jour nous n’avons pas encore trouvé le moyen de le mettre en boite et de le conserver pour plus tard. Pour cette raison  il est essentiel de tirer le meilleur parti de chaque minutes ou heure qui passe.

Eviter de perdre du temps, voilà le secret de la « maîtrise du temps ».

Pour gagner du temps et « booster » votre efficacité de 30 %  voici comment déjouer les 5 principaux « pièges du temps ».

1/Premier piège : je me précipite dans l’action. (Je dois prioriser mes tâches)

En arrivant au bureau, avant toute action,  je consacre 5 à 10 mn à lister mes tâches du jour. Je dresse 2 listes : une liste des tâches urgentes et une liste des tâches non-urgentes. Je commence ma journée par les tâches urgentes (et désagréables, voir deuxième piège).

A chaque fois que j’ai terminé une tâche je la raye de ma liste. En procédant de cette façon, d’une part je libère mon esprit, et d’autre part je  développe en moi un sentiment d’efficacité.

A retenir : Qualifiez chaque tâche en termes d’urgence pour les prioriser et éviter de les prendre comme elles arrivent.

Astuce pour gagner du temps : pour les fans de la to do lists je vous recommande une appli gratuite très pratique à télécharger sur votre smartphone : Wunderlist. Vous pouvez en quelques minutes seulement créer vos listes, y ajouter des tâches, les classer par catégorie et priorité, et les cocher une fois réalisées.

2/Deuxième piège : je reporte les tâches désagréables. (Je dois les traiter en priorité)

En listant mes tâches de la journée je priorise les tâches « désagréables », que je mets tout en haut de ma liste et que je traite en priorité. En me jetant tout de suite à l’eau, et en libérant mon esprit de ces tâches j’évite de cultiver et d’entretenir le sentiment d’anxiété et de stress. Une fois les tâches urgentes et désagréables traitées, je passe aux tâches urgentes. (Voir matrice ci-dessous)

Gagner du temps : ma liste de tâches journalières. jechangemylife.com

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A retenir : appliquez-vous le principe de satisfaction différée, les tâches agréables sont votre récompense après vous êtes « débarrassé » des tâches anxiogènes.

3/Troisième piège : je sous-évalue la durée des tâches (j’affecte un coefficient multiplicateur à chaque tâche un peu complexe)

Je me fixe une limite de temps pour chaque tâche. Je sais en effet, que plus on dispose de temps pour réaliser une tâche, plus la tâche prend l’ensemble du temps disponible. Mon truc : j’ai un minuteur (de cuisineJ) que je mets en marche pour chaque tâche et je travaille jusqu‘à ce qu’il sonne.

Je prévois aussi une marge de sécurité pour chaque tâche complexe afin de prendre en compte les difficultés éventuelles. Pour cela j’applique à mon estimation initiale de durée un coefficient multiplicateur de 1.5 ou 2 en fonction de la complexité de la tâche. Par exemple si j’estime la durée d’une tâche complexe à 1h je lui applique un coefficient de 1.5, soit une durée prévisionnelle de 1h30.

A retenir : nous avons tous tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser une tâche. Pour cette raison il est prudent d’appliquer un coefficient multiplicateur à chaque durée de tâche.

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4/Quatrième piège : je suis un peu « bordélique »… je papillonne et reporte sans arrêt certaines tâches (je limite les interruptions et je regroupe les tâches de manière homogène)

Avant de commencer ma séance de travail (avec mon minuteur) je supprime toute distraction potentielle : je mets mon portable en « silencieux », je quitte ma messagerie et j’indique que je ne suis pas disponible.

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Gagner du temps : je ne me disperse pas ! jechangemylife.com

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Je sais aussi que ma productivité augmente lorsque je  peux me consacrer exclusivement à une tâche (ou à une série de tâches identiques). Pour cela, je regroupe sur ma liste de la journée les tâches identiques, ou très proches, et je me bloque une période de temps uniquement consacrée à ce type de tâche.

A retenir : notre productivité augmente lorsque nous pouvons nous consacrer exclusivement à une tâche (ou à une série de tâches identiques).

5/Cinquième piège : je travaille non-stop sans prendre de pause (Je fais des pauses et j’évite d’enchaîner les tâches quand ma concentration est au plus bas)

Je sais qu’au-delà d’une certaine durée, le temps investi devient moins productif, voire contre-productif. Et comme la durée de concentration optimale est de 45 mn seulement, je fais une pause de quelques minutes après chaque séance de travail de 45 mn (j’en profite pour bouger et faire quelques pas).

Pour un maximum d’efficacité j’évite aussi de bloquer des créneaux de plus de 90 minutes sur une seule et même tâche. Quand je rencontre une tâche qui dépasse ce laps de temps je la planifie en deux séances de travail, une le matin et une l’après-midi par exemple.

A retenir : notre durée optimale de concentration est de 45 mn seulement. Pour régénérer son potentiel de concentration il est important de faire des pauses. Et pour une efficacité optimum, pas plus de 2 séances de 45 mn sur une même tâche.

Astuce pour gagner du temps : et pour travailler encore plus efficacement téléchargez gratuitement sur votre smartphone l’application Clear Focus (sur Androïd). Sur cette appli très simple vous utilisez un minuteur pour enchaîner des périodes de travail (25 min par exemple) avec des pauses (5 min). Il suffit de cliquer sur le bouton !

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En appliquant ces 5 règles très simples, vous allez en quelques jours seulement reprendre possession de votre temps, et  le dépenser de manière plus efficace… Et devenir un « maître de la paresse intelligente » en obtenant le maximum de résultats avec un minimum d’efforts !

Et pour aller plus loin, et connaître vous aussi le succès dans votre vie, rejoignez le programme  « Je passe en mode succès »

Pour voir gratuitement la vidéo de présentation cliquez ici

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Et, si vous avez aimé cet article, laissez moi un petit commentaire en bas de cette page. Merci beaucoup et à très bientôt…

Voir aussi la vidéo de coaching : “Mieux gérer son temps, 5 astuces pour en gagner”.

 

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13 commentaires

  1. C est une excellente pratique, qui fonctionne, qui augmente notre efficacité sans pour autant entacher la qualité.
    Il me reste encore des progrès à faire, je vais jusqu au bout de la tâche même si je dois y passer 2h00.
    Cette methode permet aussi de rester plus zen, même pendant la tempete…
    Merci Dom.

  2. Classer les tâches urgentes/ moins urgentes, un exercice difficile car on a tendance à vouloir tout faire tout de suite, en priorité… le meilleur moyen pour tout faire en même temps mais ne rien faire qualitativement. Ceci est un de mes problèmes quotidien, alors merci pour toutes tes astuces Dominique.

  3. J’aime bien l’idée de définir les taches en 4 catégories…
    Il est vrai que souvent je sous estime le temps de travail, je ferais plus attention en appliquant le coefficient.
    Merci et bravo

  4. J’utilisais déjà la liste des tâches mais pas les rappels sonores … je vais tester çà de ce pas avec également la notion de temps maximum pour une tâche . Et je suis d’accord avec Stéphane : ne pas ouvrir sa boite mail immédiatement évite d’empiler de l’urgent non important sur l’urgent non réglé ; aller à l’essentiel aussi mais c’est un art … qui s’apprend
    Pour ma part, j’ai encore une grosse marge de progression sur ce point mais gagner du temps consiste aussi à ne pas se laisser envahir par les singes de tiers

    Encore d’excellents conseils de Dominique pour augmenter notre part de liberté et sérénité

  5. alors bravo pour ton site j’ai l’impression que ça boooooste.
    clair aéré et bleu j’aime bien.
    je t’avoue je n’ai pas tout lu mais le début était bien alléchant je reviendrai demain je dois gérer encore le superflus
    A plus amigo

  6. Le plus dure selon moi et d’appliquer au jour le jour ces techniques et ne pas laisser les mauvaises habitudes revenir au galot.

    Une technique que j’emploi personnellement et de ne pas allumer ma boite mail avant 11h30 pour traiter en priorité la liste de tâche que je me suis fixé comme urgent pour la matinée.

    Une bonne technique peut aussi être de se demander régulièrement: Suis-je productif ou suis-je occupé?
    J’ai fais l’expérience de me mettre un rappel toutes les 30 minutes sur mon portable pendant une semaine.
    Le résultat est exceptionnel, on se met des coups de boost en permanence et on va à l’essentiel!

    Je me demande quel format pourrait avoir un mémo des règles de productivité, à se remémorer tous les matins? Une checklist Evernot, un Post-it sur son bureau,…?

    En tout cas, merci pour ce super article!

    Stéphane
    du BLOG faim-de-changement

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